Auditoria como ferramenta de gerenciamento organizacional

Quinta-feira, 16 de setembro de 2010

Inicialmente, vamos colocar em discussão o que se encontra implícito no processo de auditoria. Para isso, vamos recordar a origem da palavra auditor. No português, segundo o Dicionário Michaellis, vem do latim auditore, aquele que ouve, ouvinte; em inglês, to audit, nos leva a um conceito mais abrangente, já que significa ajustar, corrigir, certificar. Dessa forma, podemos pensar que em uma prática onde possa existir correção, deve existir erro. Imaginar falhas sem apontar culpados parece uma tarefa impossível. Talvez por isso, temos o grande desafio de desmistificar um instrumento tão útil de tomada de decisões.

Organizações que têm como visão de negócio a contínua evolução de suas práticas apresentam como característica natural o acompanhamento rotineiro de suas metas, para que essas sejam realinhadas, quando necessário. Se prestarmos atenção, vamos perceber que dentro de qualquer rotina onde haja controles, vai estar embutido o conceito de auditoria, ou seja, observar e reajustar.

Onde existe planejamento há terreno propício para avaliações que conduzam a melhores práticas, sendo assim, até inconscientemente, estamos utilizando em nossas rotinas o Ciclo de Deming, o famoso PDCA: planejar, fazer, checar e agir. Essa ferramenta, que é um método amplamente aplicado para controle e melhoria das atividades de uma organização, pode nos auxiliar na condução do gerenciamento das auditorias, sendo um instrumento de planejamento e checagem de processos.

Com o objetivo de tornar a visão do processo mais abrangente, cabe citarmos alguns conceitos. Segundo a NBR ISO 19011:2002, norma que orienta sobre a gestão da auditoria interna e externa, a prática trata-se de “um processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos”.

Já a RDC nº 17/2010, em seu capítulo 1, Art. 11, determina que haja “um sistema de garantia da qualidade apropriado à fabricação de medicamentos deve assegurar que haja procedimento de auto-inspeção e/ou auditoria interna de qualidade, para que seja realizada avaliação regular da efetividade e aplicabilidade do sistema de garantia da qualidade”.

O primeiro passo no gerenciamento da auditoria é ter claramente definido o objetivo e abrangência do processo, ou seja, o que quero com a auditoria e o que vou avaliar? As auditorias podem ter diversos objetivos, tais como serem internas do sistema da qualidade ou autoinspeções; serem de organismos independentes, como certificadores ou laboratórios para análise de conformidade de produto; de cunho regulamentar, como Anvisa ou Ministério da Agricultura, além daquelas realizadas em fornecedores ou por clientes. Não importa quem esteja conduzindo o processo, desde que haja um Plano de Auditoria bem organizado, que forneça todas as condições para o total envolvimento de auditores e auditados.

Cabe lembrar que a auditoria é realizada por seres humanos. Dessa forma, é vital a postura ética daqueles que as conduzem. Os auditores devem ter como princípios fundamentais: a independência, a justiça, o respeito pelo trabalho e processo alheio e, principalmente, uma abordagem baseada em fatos, ou seja, evidências objetivas.

Com esses mínimos cuidados, podemos evitar ferir suscetibilidades e contribuir para a melhoria não só da prática auditada, mas do desempenho global da organização. Cada um de nós, estando como auditores ou auditados, fazemos parte do mercado e temos muito a ganhar com a melhoria dos produtos e serviços.

Nota editorial: Este conteúdo foi produzido originalmente pela equipe de jornalismo e conteúdos do ICTQ, com autoria de Marcus Andrade e revisão técnica do Diretor Acadêmico Ismael Rosa, CRF-GO 7311.