No mundo corporativo, networking é uma palavrinha estratégica. Quem sabe usá-lo tem mais chances de se recolocar no mercado, criar novas oportunidades de negócios, contratar gente e descobrir o que as outras empresas estão fazendo.
Com tantos benefícios, ainda tem muito profissional que trava na hora de acionar (ou descobrir a melhor forma de usar) sua rede de contatos. Por outro lado, tem gente que faz networking muito bem. Basta olhar o seu colega da área de vendas. Talvez você não saiba que ele conta com um importante aliado para gerenciar sua rede de relacionamentos, o CRM — um software de comunicação das empresas com seus clientes. Com ele, seu colega de vendas tem todas as informações de cada contato muito bem organizadas e pode acessá-las rapidamente. Outra vantagem de usar o CRM é que ele evita sair do radar das pessoas, porque o sistema traz lembretes para que você periodicamente envie emails, telefone ou até marque reuniões ou almoços. Daí a vantagem do CRM sobre qualquer tipo de comunidade virtual.
É claro que você não precisa ter um CRM para aperfeiçoar o networking. O LinkedIn e o Orkut ajudam a organizar seus contatos, mas não substituem o seu empenho em procurar as pessoas. Reunimos seis dicas essenciais de usuários desses programas para você alimentar sua rede e ainda economizar tempo. Confira!
Reúna as informações
O primeiro passo para transformar sua rede de contatos numa espécie de CRM, sigla em inglês para Costumer Relationship Management, é centralizar e organizar as informações de forma que elas estejam disponíveis rapidamente quando você precisar. "O CRM nada mais é do que uma ferramenta que centraliza e organiza informações", diz Fábio Bermúdez, de 32 anos, diretor de desenvolvimento de mercados da Tito Global Trade Services, empresa especializada em logística, com escritório em São Paulo.
Como fazer: Consolide os dados numa ferramenta de gerenciamento de contatos. A maior parte dos programas de e-mail oferece uma. Outra opção é usar o Palm ou Blackberry.
Dê munição para o sistema.
Inclua tudo o que for relevante sobre a pessoa, desde o departamento e a área em que ela trabalha, para quem ela responde, o bairro em que ela mora.
Como fazer: Vale a pena cadastrar informações que possam servir para puxar um assunto, como data de aniversário, o time para qual o contato torce ou suas preferências culinárias. Tudo isso você descobre durante as interações que tem com a pessoa.
Organize os contatos por categoria.
Se o volume de contatos for muito grande, crie várias categorias para facilitar a visualização do todo. A sugestão é de Renata Bove, da Crivo. "Esta foi uma das principais lições que aprendi usando o software de comunicação CRM", diz a gerente.
Como fazer: Defina com clareza as categorias que melhor dividem os seus contatos, como clientes, pares, gerentes, amigos, médicos, por exemplo. Se possível, escolha uma cor para cada categoria.
Aproveite a memória extra.
Quer saber quais e-mails você trocou com um contato profissional quando se reuniu com ele e quais assuntos foram discutidos? Arquive tudo o que for importante. "No CRM, registro todo o fluxo de informações trocadas com clientes, parceiros e fornecedores, até mesmo as conversas telefônicas. Quando preciso, acesso tudo com um clique", diz Renata Bove, de 33 anos, gerente de marketing da Crivo, empresa de software.
Como fazer: Se não conseguir gravar as conversas telefônicas, como no CRM, crie o hábito de resumir as interações feitas com as pessoas. Conte com a tecnologia e o recurso "Localizar" dos programas de correio eletrônico. No Outlook não é preciso grandes esforços para "remediar" uma falha de memória. Basta abrir o contato desejado e clicar no ícone "Atividades". Em segundos, o programa traz o histórico de mensagens, compromissos e tarefas relacionados à pessoa.
Não perca prazos.
Outra função extremamente elogiada por quem utiliza o CRM são os lembretes para não perder a hora de fazer um novo contato telefônico, enviar um e-mail ou uma proposta comercial. "Nós temos, no CRM, três sinais: verde, amarelo e vermelho. Quando alguma tarefa está em vermelho, alguma ação tem de ser tomada", diz Fábio, da Tito Global.
Como fazer: Adaptando essa funcionalidade para o seu dia-a-dia, vale definir datas para ser lembrado de marcar uma reunião ou enviar um e-mail para alguém. Se possível, adicione "Lembretes" no calendário do Outlook — eles passarão a saltar na sua tela com a antecedência que você escolher, de 15 minutos a duas semanas. Ou então coloque os lembretes no "Organizador" do seu celular.
Desvie dos imprevistos.
Vai sair para encontrar um contato e está com o horário apertado? Utilize ferramentas web para checar como andam (ou não) as condições do trânsito da cidade.
Como fazer: No Outlook, o caminho é curto. Se o endereço do contato estiver corretamente cadastrado, é preciso apenas um clique no ícone "Mapa" para acessar o mapa de localização e as condições do trânsito. As informações são fornecidas pelo Live Search Maps. Há também o serviço oferecido pelo Google Maps, disponível no www.maps.google.com.br.
