Revisão Periódica de Produtos (RPP) é uma importante ferramenta da qualidade, adotada pelas principais autoridades regulatórias do mundo.
A agência norte-americana Food and Drug Administration (FDA) exige a adoção da RPP desde 1979 e sua coirmã europeia European Medicines Agency (EMA) tornou efetiva a necessidade dela em 2006. No Brasil, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) adotou a utilização da RPP em 2010, com a publicação da RDC 17. Desde então, a RPP deve ser realizada para todos os medicamentos registrados na agência reguladora.
Para dirimir dúvidas sobre a ferramenta, como e em que circunstância ela deve ser aplicada e analisar seus impactos na qualidade final dos produtos farmacêuticos, o Portal do ICTQ ouviu os especialistas no tema Daniela Cristina da Silva, diretora executiva da M&D Consultoria e professora do ICTQ, Valeria dos Santos Cozzolino Yugue, diretora de qualidade da Brainfarma, do grupo Hypermarcas, e sócia da Yugue Assessores, e Ricardo Jonsson, coordenador de qualidade na industria farmacêutica e professor do ICTQ, e apresenta a seguir dez tópicos selecionados dessas entrevistas.
1. Qual a utilidade da Revisão Periódica de Produtos para a indústria farmacêutica?
RPP é uma ferramenta do sistema da qualidade em que todos os atributos do produto devem ser avaliados criticamente. Ela possibilita verificar se cada lote liberado durante o período de revisão cumpre com os requisitos do processo que foi previamente validado e com as especificações registradas. “A RPP analisa o comportamento e observa as tendências, de forma que sejam tratadas antes que possam se tornar uma não conformidade”, destaca Valeria dos Santos Cozzolino Yugue. “A ferramenta permite conhecer o estado de controle dos materiais, processos, produtos e sistemas de qualidade envolvidos”, acrescenta Daniela Cristina da Silva. Ricardo Jonsson lembra que a “RPP auxilia na identificação de medidas corretivas relacionadas à integridade do produto, processo e seus controles, favorecendo a melhoria contínua da qualidade dos produtos farmacêuticos. Além disso, ela tem fundamental importância no planejamento de inspeções com base no risco sanitário”.
2. Quais são os principais objetivos da RPP?
Entre os maiores objetivos da RPP, estão:
- Verificar a consistência do processo de produção existente e determinar se há necessidade de revalidá-lo;
- Determinar a necessidade de fazer mudanças no processo de produção, nos controles de processo e nas especificações de produto;
- Identificar melhorias de produto e processo, ressaltando tendências e determinando se as especificações de matérias-primas estão adequadas; e
- Auxiliar na tomada de ações preventivas, destinadas a eliminar a causa de um potencial desvio ou situação indesejada para evitar que ele realmente ocorra.
“O foco da RPP é que as especificações sejam atendidas e estejam sob controle, o processo mantenha o status de validado e o produto conserve a especificação registrada durante o seu prazo de validade”, diz Daniela Cristina. São muitos os resultados positivos esperados quando se utiliza a ferramenta, destaca Ricardo Jonsson. Entre eles, a visualização completa dos processos, que ajuda a identificar e eliminar etapas que são dispensáveis, além transformar atividades indispensáveis para que agreguem valor à cadeia, diminuindo custos, aumentando a agilidade e facilitando a gestão de processo.
3. O que abrange a RPP? Com qual periodicidade ela deve ser feita?
A Revisão Periódica de Produtos engloba todos os lotes de medicamentos fabricados, tanto os aprovados quanto os rejeitados, em um período determinado. Abrange ainda uma revisão dos processos relacionados a:
- Materiais − atendimento à especificação das matérias-primas e materiais de embalagem utilizados na fabricação
- Processo − parâmetros relevantes do processo e resultados de controles
- Produto − resultados de análise do produto final
- Sistemas de qualidade − desvios nos lotes fabricados e a respectiva investigação; controles de mudança relacionados aos materiais, processo, produto e aos métodos analíticos; programa de monitoramento da estabilidade do produto e avaliação de tendência; devoluções de produto relacionadas a problemas de qualidade; reclamações de qualidade; recolhimento de produto do mercado; ações corretivas e preventivas estabelecidas e a sua efetividade
- Qualificação e validação − qualificação de equipamentos e utilidades (ar condicionado, água, gases), validação de processo e de limpeza
- Questões regulatórias − contratos de terceirização e acordos técnicos
“A RPP deve ser realizada anualmente, contemplando todos os lotes fabricados durante um período de tempo específico, geralmente 12 meses, considerando para avaliação estatística dados de lotes fabricados anteriormente ao período em análise”, explica Daniela Cristina. Mas a frequência e a extensão da RPP devem ser determinadas com base em uma avaliação de risco e na revisão de dados históricos, lembra Ricardo Jonsson. “Caso o número de lotes fabricados no ano seja inferior a dez, a empresa poderá optar por utilizar para avaliação estatística dados de lotes fabricados anteriormente ao período em análise, já considerados na revisão anterior. Ou, mediante justificativa, diminuir a frequência de elaboração das revisões periódicas.” Por outro lado, “se forem produzidos muitos lotes em um determinado ano, uma forma de facilitar e ser pró-ativo na observação de tendências, pode-se fazer a RPP a cada três ou quatro meses”, sugere Valeria Yugue.
4. Quais são os principais requisitos da RPP?
As maiores exigências de uma RPP incluem listar todos os itens de controle de um determinado produto. Normalmente, são os itens de controle de qualidade. De acordo com Valeria Yugue, hoje já se observam também alguns elementos de garantia da qualidade, como as reclamações, se houve lote recolhido ou como está o estudo de estabilidade. “Todos os itens de um determinado produto devem constar do relatório. Não apenas tabelas, mostrando os resultados dos lotes fabricados no período, mas também uma visão crítica do que está acontecendo com eles”, esclarece Valeria. O programa deve ser aplicado para todos os produtos, incluindo os terceirizados, por meio de uma equipe multidisciplinar que atue conforme um Procedimento Operacional Padrão (POP) detalhado e específico. “Os dados são tratados estatisticamente e os resultados encontrados devem ser objeto de avaliação pela direção da empresa, de modo que recursos sejam disponibilizados para ações preventivas e corretivas garantidoras da fabricação de produtos que atendam a especificação registrada”, frisa Daniela Cristina.
5. O que é o Procedimento Operacional Padrão? Ele é requisito básico para aplicar a RPP?
POP é um procedimento aprovado que descreve as etapas para a realização da Revisão Periódica de Produtos, sendo obrigatório para a realização do programa. Os procedimentos de elaboração da RPP devem referenciar os objetivos a serem alcançados, de forma a determinar e justificar os itens selecionados e a extensão da revisão, descrevendo o que estará sendo observado, que tipo de análise será feita, qual a formatação do relatório e quais as frequências detectadas. “Qualquer área ou item que for considerado não relevante para o cumprimento dos objetivos deve ser excluído da RPP. Para se realizar uma RPP de forma eficiente, no prazo determinado e com efetividade, deve-se utilizar uma metodologia apropriada”, afirma Ricardo Jonsson. Essa metodologia deve envolver a descrição dos contratos de terceirização e acordos técnicos firmados entre as partes envolvidas na fabricação do produto em revisão, a avaliação se estão atualizados e refletem as atividades realizadas e as responsabilidades de cada parte e se cumprem os requisitos de Boas Práticas de Fabricação.
6. Em que áreas da empresa a RPP deve ser aplicada?
As áreas de manufatura e embalagem são as primeiras lembradas para receber uma RPP. Contudo, Valeria Yugue enfatiza que a RPP é uma ferramenta do sistema de qualidade da empresa. “Então, ela acaba analisando todas as áreas de impacto na qualidade dos produtos. A RPP não é aplicada por áreas de produção.”
7. Quem são os responsáveis pela aplicação da RPP? A ferramenta pode ser empregada por uma equipe terceirizada?
“O responsável técnico pelo produto é, em última análise, o incumbido pela aplicação do programa de Revisão Periódica de Produtos, geralmente coordenado pela área de qualidade e com a contribuição de outros setores da empresa envolvidos no processo − produção, controle de qualidade, garantia de qualidade, validação, assuntos regulatórios”, revela Daniela Cristina. Já para Valeria Yugue, os responsáveis pela aplicação da ferramenta devem pertencer a uma equipe específica de RPP, ligada ao sistema da qualidade. Além de conhecimentos de estatística, essa equipe deve passar por treinamentos multidisciplinares nas áreas de controle de qualidade, controle de processo, reclamações e estudo de estabilidade. “Normalmente é uma equipe sênior, com senso crítico, maturidade e bastante expertise para poder avaliar o que está acontecendo nas áreas analisadas”, afirma Valeria, ponderando sobre a opção da terceirização. “Não recomendo que a RPP seja aplicada por uma equipe terceirizada, porque o conhecimento que se constrói aplicando a ferramenta é muito grande. É muito importante que ele fique internamente na empresa, pois faz a área de qualidade crescer muito.”
8. Quais são os passos necessários para aplicar a RPP? Por onde começar?
De acordo com Ricardo Jonsson, a aplicação da RPP está diretamente relacionada aos procedimentos e à estrutura de cada empresa, sempre considerando os requisitos regulatórios. Entre os passos básicos a seguir estão:
1. Revisão Periódica de Produtos – requisito desejado
2. Avaliar status da rotina de controle de mudança da empresa
3. Link com reclamações, desvios internos, devoluções e recolhimentos
4. Tendências em estabilidade
5. Link com programas de manutenção e qualificações
6. Amadurecimento da equipe técnica
7. Busca da melhoria contínua
8. Avaliar necessidades de revalidação
9. Registros de produtos
10. Informações para alta gerência e direção da empresa
Daniela Cristina lembra que o primeiro passo a ser dado é designar um responsável pelo programa de RPP para coordenar as atividades da equipe multidisciplinar formada. A partir daí, com os recursos necessários disponíveis, um cronograma deve ser definido e avaliado regularmente pela administração da empresa para que o programa seja cumprido. Já Valeria Yugue destaca que deve ser dada atenção para a organização dos dados, pois é a parte mais trabalhosa. “É importante ter o apoio de outras áreas para que os dados sejam enviados planilhados, facilitando o trabalho de análise, de forma que a equipe de RPP se dedique à avaliação.” As principais técnicas para tratamento e interpretação dos dados avaliados estão ligadas à estatística, visando analisar e interpretar dados numéricos com o objetivo de tomar decisões sobre as fontes de variabilidade do processo. Segundo Daniela, em geral, são utilizadas as ferramentas Medidas de Tendência Central ou Posição, Medidas de Dispersão ou Variabilidade e Índices de Performance e Capacidade.
9. Quais as maiores dificuldades encontradas para aplicação da RPP?
Segundo os especialistas, as maiores dificuldades para aplicação da RPP estão relacionadas à consolidação de todas as informações que, geralmente, encontram-se em vários sistemas. Dependendo do número de lotes fabricados a quantidade de dados a serem trabalhados é enorme. Outra dificuldade está relacionada à definição de ações preventivas e corretivas quando a análise estatística aponta para um processo não capaz estatisticamente, mas que atende as especificações do produto. Há também problemas relacionados à falta de um processo estruturado de RPP; ao não desenvolvimento de RPP para todos os produtos; à ausência de estudo de tendência (Avaliação Estatística dos Processos), ao agrupamento inadequado dos produtos por relatório; e à inexistência da descrição das responsabilidades no contrato de terceirização.
10. Que benefícios adicionais a RPP pode trazer para a empresa?
RPP pode ser utilizada como parte de um sistema de melhoria contínua para identificar onde os esforços podem ser alocados de forma mais efetiva. “Os benefícios de um programa de Revisão Periódica de Produtos incluem o conhecimento aprofundado dos processos, gerando oportunidades para redução de resultados fora de especificação e aumento de produtividade e competitividade com a redução do risco de reprocesso e de recolhimento de produto do mercado”, sublinha Daniela Cristina. A RPP contribui também para melhorar a comunicação entre diferentes áreas envolvidas com as atividades de fabricação, como produção, qualidade e assuntos regulatórios. “RPP é uma ferramenta de qualidade. É muito importante que ela não se transforme em uma atividade operacional ou seja utilizada apenas para cumprir requisitos legais. Deve ser usada como instrumento estratégico de melhoria contínua, antecipando problemas e agindo antes que os desvios se manifestem”, afirma Valeria Yugue.
