As Boas Práticas de Armazenamento, Distribuição e Transporte asseguram a manutenção da qualidade do produto tendo como importante requisito a temperatura, que deve ser monitorada ou controlada em atendimento à legislação da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). Isso existe para minimizar alterações que podem comprometer a efetividade, eficácia, estabilidade e as características físico-químicas de insumos farmacêuticos ativos (IFAs), de produtos acabados, intermediários, provenientes de pesquisa clínica, produtos médicos hospitalares ou simples amostras grátis.
“Além disso, para assegurar a qualidade e integridade de matérias-primas, imunobiológicos e outros medicamentos comuns é importante obedecer às recomendações dos seus fabricantes e importadores legitimados, detentores de registro após regularização legal sanitária”, lembra a farmacêutica, professora e consultora técnica em Assuntos Regulatórios e Gestão da Qualidade & Produtividade, com expertise em supply chain, Tatiane Ramos López García. Ela comenta que as recomendações são em relação aos limites de temperatura e umidade aceitáveis para transporte e armazenagem.
O objetivo e relevância do mapeamento térmico aliado às Boas Práticas de Armazenagem e Good Manufactoring Practices (GDP) internacionais é comprovar com registros de temperatura a homogeneidade e a estabilidade térmica do ambiente e, com base nos registros, identificar os pontos mais críticos, mais quentes e mais frios, para a tomada de decisão com relação aos pontos a serem monitorados na rotina, e sendo um facilitador na adequação de estrutura.
“Importante utilizar ferramentas que monitoram a temperatura desde freezers, câmaras frias, caixas térmicas e ambientes climatizados para produtos de interesse à saúde, de forma que estabeleça um alerta aos envolvidos neste processo sempre que houver algum desvio que demande atenção, evitando desta forma a perda de materiais armazenados por variação de temperatura”, comenta Tatiane.
O almoxarifado deve ser projetado de acordo com as necessidades de produtos e matérias-primas. A farmacêutica afirma que, além disso, esses parâmetros precisam ser monitorados para que evidências comprovem que o produto, durante seu período de estocagem, esteve armazenado dentro dos seus requisitos, mitigando ameaças potenciais e aumentando a segurança do processo.
O monitoramento e o controle térmico são reforços para reduzir riscos aos pacientes e clientes, dar segurança e credibilidade à organização e garantir a integridade dos medicamentos de todas as suas formas de classificação, seja um hemoderivado, um produto de classificação perigosa (a exemplo um rádio fármaco), uma vacina ou até mesmo um padrão de referência. “Se a qualidade dos produtos farmacêuticos é comprometida, o risco é maior do que somente a perda da carga, pois pode comprometer a saúde pública e o bem-estar dos consumidores finais”, alerta Tatiane.
Como definir os critérios para o mapeamento
De acordo com a professora do ICTQ e diretora executiva da M&D Consultoria, Daniela Silva, especializado em sistemas de qualidade e garantia da qualidade, qualificação e validação, engenharia e projetos, além de logística e transportes, o mapeamento térmico é um item fundamental, quando se fala em Boas Práticas de Armazenagem para depósitos climatizados e não climatizados. No entanto, há algumas perguntas recorrentes sobre o tema:
- Qual a periodicidade para a aplicação dos testes?
- Por quanto tempo devem-se realizar as medições?
- Como definir a quantidade de sensores?
- Onde localizar esses sensores?
- Quais instrumentos utilizar?
- Qual a frequência de aquisição dos dados?
Ele ressalta que a definição dos passos para um correto mapeamento térmico deve acontecer de forma documentada e estruturada. “Para a realização do mapeamento, necessitamos passar por alguns itens fundamentais para execução dos trabalhos, como planejamento, documentação, execução, análise dos resultados e relatório final e a manutenção do status de validado”, comenta Daniela. É ele quem vai explicar, na sequência, cada item que compõe esse mapeamento.
PLANEJAMENTO
O planejamento é um dos itens fundamentais para execução do trabalho de mapeamento térmico. Ele pode ser divido nas seguintes etapas:
- Pré-requisitos;
- Análise de riscos;
- Seleção da tecnologia adequada para mapeamento;
- Quantidade de sensores.
1. Pré-requisitos
Antes de iniciar as etapas do mapeamento, devem-se verificar alguns pré-requisitos que são entendidos como:
- Conclusão da qualificação de instalação e operação do sistema de HVAC do almoxarifado (para almoxarifados climatizados);
- Se a área está acabada e com todos os seus componentes (porta paletes, portas, luminárias etc.);
- Se todos os desenhos estão atualizados. Este item auxilia na documentação para descrever as localizações dos pontos.
2. Análise de riscos
Deve ser feita uma avaliação de riscos para verificar os itens relacionados ao almoxarifado. A ferramenta a ser utilizada é de livre escolha do responsável pelos testes, e podem ser FMEA, QRM 5 do GAMP, FMECA, árvore de falhas, espinha de peixe, HACCP e HAZOP.
Na avaliação de riscos devem ser considerados os seguintes itens:
- Sazonalidade dos testes - Definir em qual ou em quais estações devem ser feitos os testes (verão, inverno, outono ou primavera). É recomendável fazer no inverno e verão;
- Frequência e tempo de medição - definir de quanto em quanto tempo devem ser realizadas as medições do estudo (como referência, para depósitos onde não há uma mudança brusca de temperatura e umidade, o tempo de 15 minutos é aceitável).“Em casos em que haja equipamentos com mudanças bruscas de temperatura, como validação de transporte ou salas climatizadas, este tempo deve ser de no máximo 5 minutos”, ressalta Daniela. O estudo deve ser feito por um período de sete dias (uma semana), seja com carga ou sem carga. Os estudos devem ser realizados inverno e verão por no mínimo 7 dias conforme capítulo 1079 USP.
- Identificação de áreas de risco – As áreas de risco devem ser levadas em consideração avaliando os seguintes aspectos:
- Volume do espaço: um grande armazém ou depósito tem encargos de controle diferentes do que uma área de armazenamento pequena, com maiores exigências no sistema HVAC e o potencial para uma maior variação de temperatura e umidade em vários locais;
- Capacidade Interna: a capacidade dos difusores ou ventiladores para circular o ar adequadamente;
- Diferenças de temperaturas: gradientes de temperatura entre o piso mais frio e o ar mais quente perto do teto.
- Fontes externas: fontes de energia independentes, tais como aquecedores de espaço e ar-condicionados e ventiladores, que criam bolsões quentes ou frios;
- Montagem dos racks: layout de racks, prateleiras e paletes que obstruem o fluxo de ar;
- Posicionamento dos sensores: localização de sensores de controle HVAC. Por exemplo, um termostato localizado perto de uma fonte de calor ou frio pode fazer com que a temperatura do espaço flutue excessivamente; a distância entre os sensores deve ser de 5 a 7 metros conforme o que preconiza o anexo 9 do WHO.
- Locais críticos: locais próximos de fontes de calor ou frio, como telhado e paredes exteriores, janelas e docas de carregamento;
- Locais de tráfego intenso: áreas de tráfego intenso, onde o produto ou equipamento é movido;
- Definição das variáveis: é preciso definir quais variáveis deverão ser medidas (temperatura somente ou temperatura e umidade). Esta definição deve tomar como base a criticidade dos produtos armazenados.
3. Seleção da tecnologia adequada para mapeamento
Atualmente existem vários tipos de tecnologias para a realização do mapeamento térmico, como dataloggers e validadores. Para o mapeamento térmico, devido à facilidade de custo, normalmente é utilizado o datalogger, que consiste na programação de loggers de interface entre o computador, por meio de um software.
Independentemente da marca ou modelo do logger a ser utilizado, deve sempre se atentar se ele está calibrado e validado, conforme o guia da validação de sistemas computadorizados da Anvisa ou de acordo com a norma 21 CFR Part 11 do FDA.
4. Quantidade de sensores
Não existe uma quantidade correta de sensores mínimos e máximos para o mapeamento térmico. O importante é se todos os pontos críticos definidos na análise de riscos foram considerados.
Outra forma de abranger o depósito é avaliá-lo em, pelo menos, três níveis, sendo o primeiro na altura da posição de palete mais baixo, o segundo na metade e o terceiro na posição de palete mais alto.
Já no sentido longitudinal, pode-se adotar, por exemplo, uma distância padrão (+/- 7 metros) e avaliar os três níveis. Deve-se lembrar de que esta distância varia de depósito a depósito.
É aconselhável inserir sensores do lado externo do prédio para verificar temperatura e umidade ambientes, e próximos às portas de entrada e de saída do depósito.
Documentação
Após a etapa de planejamento, o próximo passo é colocar no papel todas as rotinas de testes:
- Posicionamento e quantidade de sensores (se possível inserir desenhos, layouts etc.);
- Quantos sensores podem falhar durante o teste (normalmente se considera 10%);
- Critérios de aceitação para as variáveis selecionadas (temperatura e umidade);
- Cálculos estatísticos: máximo, mínimo, média;
- Em quais cargas estão sendo realizados os testes.
Vale lembrar que, para a qualificação inicial, devem-se fazer dois testes, um com carga vazia e outra com carga cheia do depósito. Para revalidações, é preciso fazer os testes com a carga habitual do depósito. Durante os testes, ele deve ser utilizado normalmente.
O nome desse documento é protocolo de qualificação de desempenho, mas em algumas empresas esse nome pode mudar para protocolo de mapeamento térmico e protocolo de revalidação térmica de depósito, entre outros.
Independentemente dos nomes adotados, deve haver um roteiro de testes para a execução dos trabalhos.
Execução
Com o protocolo ou roteiro de testes na mão, a execução consiste em programar os loggers e distribui-los nos locais determinados na análise de riscos e protocolo de qualificação.
Um ponto muito importante é colocar os loggers sempre em locais seguros, longe de impactos com as empilhadeiras e contato direto com água (para sensores de ambientes externos).
Análise dos Resultados e Relatório final
Após o estudo já realizado, é preciso analisar os dados e elaborar o relatório final. A análise dos dados consiste em verificar os seguintes fatores:
- Identificação dos pontos mais quentes e mais frios;
- Caso algum ponto saia de especificação, verificar por quanto tempo ele ficou fora;
- Verificar a média de cada ponto de medição;
“Com os resultados, podemos definir qual região é mais perigosa e realocar os materiais menos críticos para esse local. Se for o caso, a região deve ser interditada até que o problema seja solucionado”, alerta Daniela.
Deve-se anexar ao relatório final e ao protocolo de qualificação o certificado de calibração de todos os loggers ou sensores utilizados nos testes.
Manutenção do status de validado
Os testes devem ser realizados sempre de forma periódica. A periodicidade é definida por cada empresa. É aconselhável que ela seja feita de forma anual. Caso existam sensores monitorando os pontos mais críticos, é aceitável espaçar os testes para cada dois anos.
É fundamental considerar que essa definição deve ser escrita em análise de riscos e deve ser justificada qualquer mudança de periodicidade. Seguem abaixo as ferramentas que são fundamentais para manter o sistema validado:
- Controle de mudanças;
- Formulário de desvios;
- Plano de calibração dos sensores;
- Plano de manutenção preventiva do sistema HVAC do depósito;
- Protocolo de qualificação periódica ou revalidação.
“Vale lembrar que o ciclo é sempre contínuo durante a vida de um depósito, e qualquer mudança significativa deve ser validada”, ressalta Daniela.
Faltam melhorias
Em um País com realidades diversas, poucos recursos em infraestrutura logística (em especial em portos, aeroportos e fronteiras), além de ampla extensão continental, como o Brasil (estabelecido na zona climática IV b), o armazenamento de produtos com temperatura controlada ou até mesmo que não exigem climatização é um grande desafio para os laboratórios, operadores logísticos, transportadoras, distribuidoras e, principalmente, para o profissional designado pelo acompanhamento e qualificação desse processo para toda a cadeia farmacêutica, segundo Tatiane. “Cabem melhorias para a falta de padronização por parte dos Estados e Órgãos Anuentes e para o não cumprimento de exigências legais por parte dos prestadores de serviço e a falta de fiscalização por parte das autoridades, uma vez que são fatores complicadores desse cenário”, comenta ela.
A indústria consegue garantir os requisitos técnicos só até certo ponto da cadeia e, a partir dessa fronteira, não é mais possível o controle direto efetivo, já que há a dependência de outros players da cadeia executarem tal missão - cerceada pela responsabilidade solidária, ou seja, cada integrante do elo é responsável pela sua parte.
Em especial, a respeito das inovações técnicas, existe um desenvolvimento tecnológico e científico dinâmico dos materiais, embalagens e instrumentos utilizados no controle e na manutenção da temperatura desse ramo de negócios, trazendo uma evolução interessante para esse segmento, segundo Tatiane.
Porém, em contrapartida, há desnível de qualificação de mão de obra; falta de armazéns e terminais com as adequações exigidas pela cadeia farmacêutica, podendo sofrer variações de temperatura muito superiores às permitidas; contaminações cruzadas e base deficitária de infraestrutura. Pensando em abrangência nacional, isso maximiza o custo e denota complexidade desse controle, inclusive no transporte farmacêutico que, de certa forma, é um armazenamento temporário e deve ser meticulosamente considerado.
Por fim, o mapeamento e qualificação térmica em depósitos climatizados ou não climatizados, bem como a inserção da cultura de Boas Práticas como alicerce nesse processo, permitem um controle assertivo e monitoramento constante, não somente da temperatura, mas na gestão de custos operacionais e de qualidade. “Além disso, se faz necessária a gestão de desperdícios, a fim de minimizar impactos no abastecimento do mercado da saúde em caso de possíveis falhas no processo de cargas de cadeia fria ou não (carga seca), em especial às de alto valor agregado (medicamentos de alto custo) e pensando também na logística da área pública”, finaliza Tatiane.
